1. Lägesbeskrivning
Möten är en grundläggande del av en organisations verksamhet och de bidrar till att föra arbetet framåt. En stor del av våra möten är idag helt eller delvis digitala och det är därför viktigt att dessa fungerar väl. För att ge goda förutsättningar för detta och bygga en hållbar möteskultur bör vi ha en uppfattning om hur vi möts i organisationen: i vilken omfattning och hur fördelningen ser ut mellan digitala, fysiska och hybridmöten. Det är även bra att hålla koll på hur väl de olika mötesformerna fungerar och om de fyller sina syften.
Checklista steg 1
- Leder fysiska möten och arrangemang till mycket resande?
- Hur mycket kostar resandet organisationen i tid och utgifter?
- Har det gjorts någon form av översyn av hur man möts i organisationen och i vilken omfattning?
- Är det undersökt hur väl de digitala mötena fungerar?
- Vilka möten, evenemang och andra aktiviteter kostar organisationen mest och vad leder till de största koldioxidutsläppen?
- Vilka delar av organisationen reser mest och varför?
- Vet vi vilken extern samverkan vi har samt vilken påverkan vi själva har?
Framgångsfaktorer
- Skaffa kunskap om följande:
– Hur vi möts och samverkar i organisationen.
– Vad kostnaderna och tidsåtgången är för våra möten, evenemang och resor.
– Vilka delar av organisationen som det är mest angeläget att arbeta med. - Det är viktigt att arbetet inte tolkas som att man inte längre ska få resa alls samt att det inte bara görs för att spara pengar.
Exempel
Örebro universitet har genom sin miljöutredning och miljörevision identifierat en ambition att vara mer digital i sina möten. Man ser detta som ett komplement till tjänsteresor, för att minska klimatpåverkan från resorna.