Ledningens stöd
Med underlag från Steg 1 – Lägesbeskrivning kan organisationens ledning ta beslut om att avsätta tillräckliga resurser för utveckling av möteskulturen i allmänhet och digitala möten i synnerhet. Förankring i ledningen och ledningens stöd är viktig då utvecklingen av organisationens sätt att kommunicera och arbeta är en central och strategisk fråga. För att ledningen ska se frågans vikt bör de få ett tydligt och konkret underlag, vilket exempelvis kan vara att möten utgör X procent av arbetstiden, en Y-del av alla möten är helt digitala eller hybridmöten samt att tjänsteresandet är den Z:e största källan till koldioxidutsläpp. Att avsätta tillräckliga resurser kan till exempel innebära en del av en tjänst och medel för teknik och infrastruktur. Vidare är ledningens eget engagemang i frågan mycket viktigt och även att ledningen själva föregår med gott exempel.
Checklista steg 2
- Finns det ett bra besluts- och uppföljningsunderlag?
- Är arbetet förankrat i ledningsgruppen?
- Finns resurser avsatta för att arbeta med digitala möten?
- Har ledningen en god och hållbar möteskultur, utbildar ledningsgruppen själva och föregår med gott exempel?
Framgångsfaktorer
- Att ledningen ser vikten av att kontinuerligt utveckla, stärka och hållbarhetsanpassa organisationens möteskultur.
- Arbetet med att utveckla möteskulturen:
– Är anpassat till organisationens uppdrag
– Tilldelas tillräckliga resurser.
– Kommer med i verksamhetsplaneringen.
– Följs upp.
Exempel
Göteborgs universitet (GU). Genom Klimatramverket har klimat- och hållbarhetsfrågorna lyfts upp till högsta ledningsnivå. Universitetets klimatavtryck följs upp löpande och varje fakultet ansvarar för att halvera koldioxidutsläppen till 2030. I det arbetet gäller det att tydligt koppla digitala möten till potentiella miljövinster.
Södertörns högskola. I och med att högskolans personalmöten blev helt digitala, i stället för på plats, har fler medarbetare kunnat delta och ta del av innehållet. De digitala personalmötena som hålls av rektor med inbjudna talare spelas även in och går därför också att se i efterhand. Vid högskolans Rektorsföredragningar finns även möjlighet till digitalt deltagande.
Trafikverket. Generaldirektör Roberto Maiorana berättar i en inspelning om Trafikverkets arbete med digitala möten.