Digitala mötesverktyg
Det är viktigt att organisationen har tillgång till en uppsättning digitala mötesverktyg, anpassade för att kunna möta verksamhetens olika samverkansbehov. Dessa behov kan delas upp i ska- och bör-krav vid valet av tjänst. Ska mötesverktygen driftas ”on prem” eller ligga i molnet? Ska alla funktioner finnas i ett verktyg eller ska det vara flera? Det som väljs ska givetvis också vara kompatibelt med de parter som man ofta samverkar med. Hur väl verktyget sedan möter användarnas behov och önskemål beror dels på tjänstens funktionalitet och användarvänlighet, dels på vilket stöd de anställda får i form av information, utbildning och support för mötesverktyget. Utöver att erbjuda organisationens egna mötesverktyg så är det viktigt att anställda även kan delta i digitala möten som viktiga samarbetspartners och andra externa parter bjuder in till.
Checklista steg 4
- Möter era digitala mötesverktyg verksamhetens behov och önskemål om samverkan?
- Svarar mötesverktyget mot gällande säkerhets- och lagkrav?
- Matchar support, stöd och utbildning den möteslösning som erbjuds?
- Har ni ett digitalt mötesverktyg för alla typer av möten, evenemang och digital samverkan eller används olika lösningar, beroende på mötets karaktär och behov?
- Kan ni delta i digitala möten som viktiga samarbetspartners bjuder in till?
- Finns det möjlighet att avropa tjänster för stöd av teknikkompetens inom området digitala möten?
Framgångsfaktorer
- Att möteslösningen utgår från och motsvarar verksamhetens behov och önskemål, och inte bara är en ur IT-perspektiv smidig teknisk lösning.
- Att det är så pass enkelt att använda möteslösningen att användaren själv kan hantera den, eventuellt efter en kort instruktion, med en tydlighet om vilka funktioner som lösningen erbjuder.
- Att det är enkelt att boka och bjuda in till digitala och hybrida möten och evenemang och att det sedan är enkelt att delta.
- Att användarna erbjuds olika digitala mötes- och samverkanslösningar, anpassade till olika behov och typer av samverkan. Exempelvis kan en särskilt anpassad möteslösning användas för de (oftast en begränsad andel) möten med sekretesskrav, och detta behöver då inte begränsa valet av möteslösning för övriga möten (utan sekretess). Detta kräver att man har någon form av informationsklassning av det som ska avhandlas vid mötet.
Exempel
Folkhälsomyndigheten har upphandlat konferensstöd för digitala möten, något som man har upplevt som mycket värdefullt.
Försäkringskassan har tagit fram egen lösning för digital identifiering av deltagare i digitala möten.