Nätverk, utrustning och lokaler
För att de valda mötesverktygen ska kunna användas fullt ut, och möta användarnas krav och önskemål, är det viktigt att organisationen även har rätt förutsättningar när det gäller nätverk, möteslokaler, teknisk utrustning och support. Då allt fler arbetar på distans flera dagar i veckan innefattar detta även arbetsplatser utanför kontoren. Arbetsplatser och möteslokaler måste kontinuerligt utrustas och anpassas för en ökande andel hybrida och helt digitala möten, utifrån organisationens nuvarande och framtida samverkansbehov. Tillgång till bra personlig utrustning såsom headsets, ljudpuckar, externa webbkameror och förbättrad ljussättning är avgörande framgångsfaktorer.
Checklista steg 5
- Har den tekniska infrastrukturen och nätverk kapacitet att möta den förväntade digitala mötesvolymen?
- Är kontor och möteslokaler anpassade för den ökade andelen hybrida och helt digitala möten?
- Finns det lättillgänglig information om mötesverktygen på intranätet och i aktuella mötesrum?
- Får anställda bra teknisk och praktiskt stöd vid arbete på distans?
- Matchar support, stöd och utbildning de digitala möteslösningar som erbjuds?
- Hur flexibel och anpassningsbar är organisationen för att kunna möta den snabba utvecklingen av digitala mötes- och samverkansverktyg?
Framgångsfaktorer
- Att anskaffning och utformning av tekniska och praktiska lösningar utgår från verksamhetens önskemål och behov, och inte blir en isolerad IT- eller lokalfråga.
- Att se värdet i fungerande lokaler, utrustning och support.
- Att utrustningen och de tekniska lösningarna är så pass enkla att användaren själv kan hantera dem, eventuellt efter en kort instruktion.
Exempel
Trafikverket HR har kravställt ökad kapacitet i wifi-nät, som ett svar på en större rörlighet på de aktivitetsbaserade kontoren. Det är viktigt för medarbetarna att kunna röra sig fritt utan att tappa koppling till det interna nätverket.
Blekinge högskola har en grupp som ansvarar för investeringar för hybridmöten och i den sitter högskoledirektör och IT-direktör. De har redan 4–5 salar med hybridfunktionalitet. De har kompletterat sin tekniska utrustning med högtalare och mikrofoner, fler skärmar samt även förstärkt sin support.