Möteskultur
Att lyckas med digitala och hybrida möten, och att dessa integreras väl i organisationens möteskultur, handlar minst lika mycket om beteendefrågor som om väl fungerande teknik. Möteskultur är bland annat hur man väljer mötesform, hur man planerar och bokar möten och evenemang, hur mötena faciliteras och genomförs samt hur deltagarna interagerar under och mellan möten. Det är viktigt att inse att digitala och hybrida möten delvis skiljer sig från sina fysiska motsvarigheter och det är därför viktigt att hjälpa medarbetarna i att skapa en god digital möteskultur. Detta gäller inte minst för chefer, projektledare och andra som kallar till och leder många möten. Med ett ökat hybridarbete blir den digitala samverkan allt viktigare, då man till stor del leder arbetet på distans.
Checklista steg 6
- Är den rådande möteskulturen anpassad för och premierar digitala möten?
- Får medarbetarna något stöd för att lyckas med digitala och hybrida möten och att samverka digitalt?
- Hur väl fungerar digitala och hybrida möten, digitala konferenser och andra evenemang? Är medarbetarna nöjda eller finns det brister?
Framgångsfaktorer
- Att ledningen driver på för att utveckla möteskulturen och inser att den digitala dimensionen kräver särskilt stöd, bland annat i form av informations- och utbildningsinsatser.
- Att HR- och IT-avdelningarna samverkar runt arbetet med digitala möten, så att teknik och beteende går hand i hand.
Exempel
Kammarkollegiets HR-avdelning jobbar med nya arbetssätt för att stötta cheferna. Det finns ett program som heter Vår arbetsplats.
Arbetsförmedlingen har jobbat mycket med att öka kompetensen för digitala möten. Chefernas arbetssätt har ändrats – de har korta, tätare och mer strukturerade uppföljningar med sina medarbetare. Cheferna fokuserar numera på mål, uppdrag och att eliminera hinder – deras digitala kompetens har utvecklats stort. Flera tusen medarbetare har gått på distansutbildningar och det finns även för mötesledare.
Tullverkets mötes- och resepolicy säger vad man bör tänka på i valet mellan ett digitalt och ett fysiskt möte. För att utveckla möteskulturen har en vägledning tagits fram: Effektiva möten.
SMHI har ambitionen att vid internationella möten arrangera vart annat fysisk och vart annat digitalt. Vid resor är det en som reser i stället för två. Man hjälps åt och samordnar sitt arbete och har ett körschema som minimerar resandet.