Policy, rutiner och mål
För att digitala möten ska utvecklas på ett bra sätt i organisationen behövs tydliga styrmedel: policy, regler, rutiner och mål att sikta mot. Enligt förordningen om miljöledning i statliga myndigheter ska det finnas en rese- och mötespolicy. När policyn är tydlig, efterlevs, följs upp och återrapporteras kan den göra skillnad. Det viktiga är att man som medarbetare kan se vilka ramar som gäller och få stöd i att göra rätt val. Detta understöds av att det finns identifierade och uppföljningsbara mål och handlingsplaner för digitala möten. Övergripande och detaljerade mål behöver kopplas till handlingsplaner och aktiviteter, med ansvariga för dessa. Ifall det är svårt att sätta kvantitativa mål går det bra att sätta kvalitativa mål.
Checklista steg 7
- Finns en aktuell, känd och relevant mötes- och resepolicy?
- Är styrmedel och rutiner för digitala möten tillgängliga och kända?
- Stödjer resebokningssystemet mötes- och resepolicyn?
- Är ansvarsfördelningen i linje med gällande styrmedel och rutiner?
- Finns det ett system för ansvar, uppföljning och hantering av avsteg?
- Behöver målen för digitala möten (och resor) ses över?
- Om ämnet är nytt, vilka andra mål går det att kroka arm med?
Framgångsfaktor
- Att policyn är väl förankrad hos cheferna, att de själva följer upp efterlevnaden och att avsteg rapporteras.
- Att det finns ansvariga som jobbar med organisationens mål och handlingsplaner.
- Att målen är tydliga och förankrade i verksamheten och att medarbetarna förstår målen och känner engagemang för att de ska nås.
Exempel
Folke Bernadotteakademin bedriver ett utvecklingsarbete med syfte att hålla nere antalet resor. Myndigheten har infört en koldioxidbudget på försök, grundat på Parisavtalets utsläppsmål för 2030. Resultatet har sedan brutits ned per avdelning med ett tydligt budskap om chefsansvar. Tanken med koldioxidbudgeten ska fungera som ett riktmärke och för att få igång en diskussion.
MSB har väl utbyggda system för digitala möten som medarbetarna kan nyttja i stället för att resa. GD har också tagit beslut om att myndigheten ska minska koldioxidutsläppen från tjänsteresor. Beslutet uppmärksammades i flera interna digitala kanaler med uppmuntran om att följa myndighetens policy om möten och resor i tjänsten, vilken säger att man ska välja digitala möten i första hand.