Information och utbildning
En förutsättning för att medarbetarna ska kunna samverka och mötas digitalt på ett bra sätt är att de har god kunskap om vilka mötesverktyg som erbjuds, hur man använder dem och vilka typer av möten de lämpar sig för. Dessutom bör alla känna till vilken teknisk stödutrustning som finns (till exempel konferensmikrofoner, interaktiva whiteboards och kameror) och hur den fungerar. Att bara lägga information om detta på Intranätet räcker inte – det kräver en aktiv insats för att sprida informationen och träna medarbetarnas färdigheter. Detta gäller inte minst personer som ofta kallar till möten, till exempel chefer och projektledare, som behöver tydliga råd om vilka mötesformer som lämpar sig för olika situationer.
Checklista steg 8
- Informeras medarbetarna aktivt om organisationens digitala mötesverktyg och hur de används?
- Utbildas medarbetare och chefer i att leda digitala möten?
- Avsätts tid för medarbetarna att hålla sig à jour med organisationens digitala möteslösningar?
- Finns det rutiner för att uppdatera information och erbjuda träningstillfällen, då nya digitala lösningar introduceras?
- Finns det en plan för utvecklingskurvan för chefer och medarbetare?
Framgångsfaktorer
- Att engagera, informera och utbilda personer som ofta kallar till möten och låta dem bli goda förebilder.
- Att motivera och utbilda ledningsgruppen och att engagera HR.
- Att aktivt sprida information om nya rutiner för möten och ny tillgänglig teknik, via Intranätet, på arbetsplatsträffar och prova på-tillfällen.
- Att lyfta fram fördelar för individen, såsom förbättrad balans mellan arbete och fritid.
Fälla
- Att arbetet missuppfattas som att man inte längre ska få resa alls samt att det bara är för att spara pengar.
Exempel
Skatteverket prioriterar resfritt lärande för intern kompetensutveckling och utbildning. Många kompetensutvecklingsinsatser har omarbetats för att säkerställa ett bra lärande på distans. Under 2022 har 92 procent av utbildningarna genomförts på distans jämfört med 2019, innan pandemin, då motsvarande siffra var 16 procent.
Göteborgs universitet genomför löpande utbildningar i digitala möten och resurser har omfördelats för att möta det ökade behovet. Det kunskaps- och tekniklyft som skett kommer sannolikt bidra till en fortsatt hög användning av digitala möten även framåt. Flera institutioner arbetar för att ta vara på de erfarenheter som pandemins minskade resande har inneburit. På Göteborgs Universitet har även den högsta ledningen, avdelningschefer och prefekter, genomgått en kortare utbildning om digitala möten.
Försäkringskassan lärde sig på vissa enheter mer om Skype, genom att träna på dessa möten på sina gemensamma fredagsfika med kollegor runt om i landet.
Trafikverket har fortsatt förankra den interna utbildningen ”Att leda virtuella möten” i organisationen, i syfte att förbättra de digitala mötena.
FOI (Totalförsvarets forskningsinstitut) har lagt upp en artikel på sin myndighets intranät där de beskriver sin samverkan med REMM och länkar till REMMs hemsida, bland annat för information om mötesteknik, förberedelser inför mötet och ordförandens roll.