Exempel från myndigheter

Ledningens stöd

Göteborgs universitet (GU). Genom Klimatramverket har klimat- och hållbarhetsfrågorna lyfts upp till högsta ledningsnivå. Universitetets klimatavtryck följs upp löpande och varje fakultet ansvarar för att halvera koldioxidutsläppen till 2030. I det arbetet gäller det att tydligt koppla digitala möten till potentiella miljövinster.

Södertörns högskola. I och med att högskolans personalmöten blev helt digitala, i stället för på plats, har fler medarbetare kunnat delta och ta del av innehållet. De digitala personalmötena som hålls av rektor med inbjudna talare spelas även in och går därför också att se i efterhand. Vid högskolans Rektorsföredragningar finns även möjlighet till digitalt deltagande.

Trafikverket. Generaldirektör Roberto Maiorana berättar i en inspelning om Trafikverkets arbete med digitala möten.

Ansvar och roller

Naturvårdsverket är en av flera myndigheter som har stärkt sin förmåga att hålla digitala möten genom att man har anställt en medarbetare som har ett dedikerat ansvar för detta ändamål.

Digitala mötesverktyg

Försäkringskassan har tagit fram egen lösning för digital identifiering av deltagare i digitala möten. Identifieringen går till så att en länk till själva funktionen delas i chatten i mötet, där respektive deltagare klickar för att identifiera sig. Under denna process delar och visar mötesorganisatören verktyget i mötet, där samtliga genomförda identifieringar visas för samtliga i mötet. På så vis kan alla i mötet se genomförda identifieringar. För närvarande stöds BankID, EFOS eID-kort, mobilt EFOS och SITHS eID-kort.

IVO. Det finns möjlighet att förutom via laptop även koppla upp sig till möten via telefon. Medarbetare har fått möjligheten att skaffa IT-utrustning för att kunna arbeta på distans, exempelvis extra bildskärmar och headset.

Statens fastighetsverk. Möjligheten att delta i digitala möten, oavsett om det sker från den egna arbetsplatsen, i konferensrum eller på distans, fungerar från alla medarbetares datorer eller mobiltelefoner. Myndigheten arbetar även med uppkoppling av tekniken i fastighetsbeståndet, vilket gör det möjligt att övervaka och styra på distans.

Nätverk, utrustning och lokaler

Bolagsverket ser över möjligheten till nya applikationer för att underlätta extern samverkan för gruppchatt, videosystem och dokumentdelning. Det finns minst dubbla skärmar i alla bokningsbara mötesrum. Dubbel kameralösning finns i ett antal rum och planen är att införa det i ytterligare rum. I alla bokningsbara mötesrum finns videoutrustning.

Försvarshögskolan. En studio har byggts i lokalerna i Karlstad, för att kunna hålla föreläsningar och andra möten av god kvalitet och därmed minska behovet av resor mellan Karlstad och Stockholm.

Möteskultur

Arbetsförmedlingen har jobbat mycket med att öka kompetensen för digitala möten. Chefernas arbetssätt har ändrats – de har korta, tätare och mer strukturerade uppföljningar med sina medarbetare. Cheferna fokuserar numera på mål, uppdrag och att eliminera hinder – deras digitala kompetens har utvecklats stort. Flera tusen medarbetare har gått på distansutbildningar och det finns även för mötesledare.

Naturvårdsverket har framgångsrikt byggt upp ett internt nätverk av facilitatorer för att stärka möteskulturen och samverkan internt och externt. Nätverket, som har funnits sedan 2013, samlar medarbetare med särskild kompetens inom facilitering och erbjuder råd och metodutveckling för att skapa mer effektiva och inkluderande möten – både digitala, hybrid och fysiska. För att ge stöd i att planera vilken sorts delaktighet Naturvårdsverket vill uppnå i möten har man också utvecklat en delaktighetsmodell. Läs mer här.

Policy, rutiner och mål

Folke Bernadotteakademin bedriver ett utvecklingsarbete med syfte att hålla nere antalet resor. Myndigheten har infört en koldioxidbudget på försök, grundat på Parisavtalets utsläppsmål för 2030. Resultatet har sedan brutits ned per avdelning med ett tydligt budskap om chefsansvar. Tanken med koldioxidbudgeten ska fungera som ett riktmärke och för att få igång en diskussion.

MSB har väl utbyggda system för digitala möten som medarbetarna kan nyttja i stället för att resa. GD har också tagit beslut om att myndigheten ska minska koldioxidutsläppen från tjänsteresor. Beslutet uppmärksammades i flera interna digitala kanaler med uppmuntran om att följa myndighetens policy om möten och resor i tjänsten, vilken säger att man ska välja digitala möten i första hand.

Information och utbildning

Göteborgs universitet genomför löpande utbildningar i digitala möten och resurser har omfördelats för att möta det ökade behovet. Det kunskaps- och tekniklyft som skett kommer sannolikt bidra till en fortsatt hög användning av digitala möten även framåt. Flera institutioner arbetar för att ta vara på de erfarenheter som pandemins minskade resande har inneburit. På Göteborgs universitet har även den högsta ledningen, avdelningschefer och prefekter, genomgått en kortare utbildning i digitala möten.

Livsmedelsverket erbjuder guider och digitala utbildningar i Microsoft Teams för att underlätta nyttjandet av moderna arbetsverktyg. Myndigheten har dessutom genomfört ett stort arbete kring hybridmöten för att kunna erbjuda bättre och mer inkluderande möten på distans.

Skatteverket prioriterar resfritt lärande för intern kompetensutveckling och utbildning. Många kompetensutvecklingsinsatser har omarbetats för att säkerställa ett bra lärande på distans. Under 2022 genomfördes 92 procent av utbildningarna på distans jämfört med 2019, innan pandemin, då motsvarande siffra var 16 procent.

Mätning, uppföljning och rapportering

E-hälsomyndigheten har tagit fram en miljöindikator på intranätet med månadsvisa uppdateringar som visar hur medarbetarna möts (digitalt eller via flygresor) och hur resvanorna förändrats från 2019 till och med 2023. Myndigheten fortsätter att investera i digital mötesteknik dels för att kunna ersätta tjänsteresor, dels för att förenkla arbetet för medarbetarna.

Formas har följt upp andelen digitala möten genom interna enkätundersökningar. Förutom att man såg att andelen digitala möten ökade, så visade enkäten att även de digitala utlandskontakterna ökade.

Socialstyrelsen redovisar användningen av digitala möten i samband med verksamhetsuppföljningen, kopplat till statistik för sina tjänsteresor.