Allmänna råd

Bra mötesteknik

Ännu viktigare vid digitala möten än vid vanliga möten

Ett bra möte (oavsett om det är ett möte i riktiga livet eller ett digitalt möte) har en tydlig struktur, ett tydligt syfte samt ordning och reda på vem som säger vad och när. Det blir sällan bra när man inte riktigt vet vad som ska avhandlas och när mötesdeltagarna talar i munnen på varandra.
De negativa effekterna av dålig mötesteknik förstärks när man har digitala möten. Det beror bland annat på att alla de uttryckssätt och signaler som vi skickar mellan varandra när vi möts i riktiga livet inte går fram lika tydligt på ett digitalt möte.
Telefonmöten skiljer sig mer än webb- och videomöten från möten i riktiga livet eftersom man inte kan se varandra och då heller inte tolka ansiktsuttryck, teckenspråk och liknande.

Före mötet

Planera, bjud in och förbered

Skicka i god tid en inbjudan med instruktioner om hur man ska ansluta till mötet.
För ovana användare bör man erbjuda möjlighet att testa tekniken innan.
Fundera på vad mötet har för syfte, så att detta kan tas upp i inledningen av mötet.
Ha en tydlig agenda för mötet och det är så klart bra att skicka ut agendan till mötesdeltagarna före mötet.
Skicka gärna ut eventuella presentationer före mötet. Det är bra om presentationerna har en tydlig sidnumrering, då kan man hänvisa till sidnummer till deltagare som tittar på en presentation i sin egen dator (t ex vid telefonmöten).
Förbered vid behov mötesrummet med agenda, presentationer mm.
Planera vem som ska vara ordförande, och se till att ordföranden har bra koll på mötestekniken, se även ”Ordförandens roll”.
Planera vem som ska föra anteckningar, det är ofta lämpligt att någon annan än ordföranden gör detta.
Boka support, om du har tillgång till det.

Ordförandens roll

Ordföranden måste leda tydligt

Viktig roll (ännu viktigare än vid fysiska möten). Ordförande bör vara bra på att peka med hela handen så att mötestekniken blir bra. Detta låter ju lite tråkigt, men ordning och reda på mötet är särskilt viktigt när det gäller digitala möten, och ska vi vara ärliga brukar ju de flesta möten må bra av det…
Ha koll på vilka som har anslutit och inte anslutit till mötet samt om någon ”fallit ur”.
Presentera syfte och agenda i början av mötet.
Fördela ordet.
Se till att alla engageras.
Sätta rätt stämning. Detta beror ju på vad mötet handlar om, men ofta är det bra om det också kan vara lite trevligt att vara med på ett möte, och ordföranden har en viktig roll för att skapa en positiv stämning.
I slutet av mötet sammanfatta huruvida syftet med mötet nåtts, vilka beslut som fattats och vem som tilldelats ansvar för vidare arbete.
Vid digitala möten med flera deltagare kan det vara svårt att vara ordförande och samtidigt delta på ett kreativt sätt. Överväg att anlita en facilitator/moderator.
Se till att förutsättningarna är liknande för deltagare på flera orter, till exempel att alla får kaffe och att alla har lika mycket tid.
Håll tiden.

Tips & råd

Långväga resor

Under 2023 genomförde REMM tre temamöten med temat “långväga resor” och hur man kan minska detta resande. Ett flertal av REMM-myndigheterna deltog vid något eller vid flera av tillfällena (drygt 40) och de flesta var högskolor eller universitet. Syftet med mötena var att höra hur andra gör, diskutera kring detta, få tips och nya infallsvinklar. Syftet var också att dela goda exempel med varandra för att sedan, tillsammans med andra, hitta lösningar i den egna myndigheten eller i samverkan med andra. Temamötena har sammanställs och lett fram till ett dokument med tips och förslag på hur man i myndigheten kan minska antalet långväga resor. Läs mer här.

Under temamötena visades tre presentationer som går att ta del av nedan:

Peter Arnfalk, REMM, om sin aktuella forskning

Nils Lind, Högskolan i Borås, om arbetet med koldioxidbudget

Anna Gustafsson, Linköpings universitet, om ”hållbar internationalisering”